Is self storage de juiste keuze voor Offsite Archief opslag?

Als u momenteel te slaan, of denken over het opslaan van uw kritische Document-opslag binnen een zelf beheerde winkel - u kunt dit graag lezen ...

Ongeveer 25% van alle Self winkel gebruikers zijn commerciële bedrijven. De meerderheid van deze bedrijven gebruik maken van de schijnbaar flexibele, veilige en betaalbare opslagruimten grotendeels als een manier om vrij te kantoorruimte binnen hun werkplek. En wat is de opslag punt van keuze voor deze bedrijven? Hun stoffige oude bestanden die zijn verrommeling van de kantoren, in kasten, op planken, in dozen voor wat lijkt een eeuwigheid. Deze bestanden zijn een pijn, een ongemak, een doorn in het oog. Wetgeving drijft de lengte van de tijd die we bijhouden en dit kan oplopen van 7 jaar tot een beangstigende 100 jaar of voor onbepaalde tijd.

Nou dit waar is - de belangrijkste drijvende kracht voor het behoud van het bedrijf is inderdaad voor geschillen te voorkomen; naleving van de regelgeving en ook alleen voor gezonde zakelijke praktijk. Een groot aantal bedrijven al is dat ervoor kiezen om zelf het beheer van hun zakelijke bescheiden doen dat voor een ervaren financiële besparing oplevert en ook een gevoel van controle en de eigendom van die dossiers.

Maar laat een blik werpen op hoe een professionele records management service ver kan opwegen tegen een zelf beheerde oplossing op zoveel niveaus. We beginnen door te kijken naar een aantal eenvoudige financiële vergelijkingen.

OPSLAGKOSTEN

Zonder twijfel bewegende records uit een in-house oplossing voor een zelf beheerde winkel off-site zal een aantal besparingen te leveren aan een bedrijf. Meest opvallend door het bewegen van records off-site van een bedrijf niet binden dure kantoorruimte (soms tot 100 pond sqft) met dode of langzaam bewegende documenten. Verplaats deze bestanden naar een zelf beheerde winkel en u kunt realiseren wat massieve, directe besparingen. Maar een kijkje nemen op hoeveel van dat zelf beheerde kamer daadwerkelijk records in. Hoeveel is de lucht? Hoeveel is gangpad ruimte? Hoeveel is genomen met Racking? Hoeveel dozen van bestanden kunt u verstandig opslaan in die kamer die u betaalt voor? Kijk niet naar de kosten per vierkante meter werken het terug naar de kosten per doos.

Met een professionele off-site records management oplossing die u betaalt alleen voor wat u store - niets meer, niets minder. Laten we eens kijken naar wat extra besparingen kunnen worden gerealiseerd wanneer uw bedrijf kiest voor een professionele oplossing boven een zelf beheerde oplossing. Laten we eens een 100 sqft Zelf opslagruimte voor starters - dit kan verstandig houden afgetapt ca. 250 standaard (1.1 cuft) archief dozen vol met documenten. Een ruimte als deze zou kunnen kosten ergens in de regio van £ 30-60 per week, afhankelijk van het type kamer. Dus laat prijs die zij in het midden. Op 45,00 pond per week worden deze dozen kost een gemiddelde van 9,36 pond per doos, per jaar. En vergeet niet de extra kosten van Self Storage verzekering die vaak nodig is op de top van deze prijs. Afhankelijk van de volumes, met een professionele off-site oplossing, hoe meer je hebt vaak de goedkopere kosten per doos u betaalt. Typisch voor 250 standaard archiefdozen zou je verwachten dat ergens worden aangehaald in de regio van 0,20 pond - 0,50 pond per doos per maand. Dus nogmaals het nemen van de midden grond hier (£ 0,35 per doos per maand) dat zal neerkomen op een bedrag van slechts £ 4,20 per doos per jaar op te slaan. Zelfs op het einde hoger (£ 0.50) het werkt alleen uit op £ 6,00 per doos per jaar. Rechtmatig dan kunt u verdere opslag te realiseren besparingen tot 50% of meer in vergelijking met een zelf beheerde oplossing.

Stel je voor wat de besparing zou worden springen direct uit een in-house oplossing voor een professionele off-site beheerde oplossing.

KOSTEN VAN DE TOEGANG

Proberen om een kosten plaats op een interne activiteit wordt altijd zal moeilijk worden, maar het is zeker de moeite waard te proberen de identificatie van de kosten voor het bedrijf. In een winkel zelf beheerd - de acties voor het plaatsen van records in te slaan en ook items uit te slaan als ophalen en wanneer bestanden nodig zijn zullen worden uitgevoerd door uw personeel. Zijn niet alleen de tijd dat het personeel en arbeid besteed bezoek aan de winkel zelf faciliteit moet u ook rekening houden met de alternatieve kosten van een verloren memember van het personeel geen onderneming hun kerntaken. Voor elke keer dat ze worden gevraagd om een bestand te halen of een aanvullende registers plaats in de opslag die u zal nemen ze weg van hun "day job". Het wordt algemeen aangenomen dat een werkelijke kosten van een bedrijf van indiening van een enkel document wordt zo veel als 15 pond als intern afgehandeld door uw eigen personeel. Nu denken over al die keren dat uw bedrijf kan niet vinden een misplaatst bestand. Vergeet het zeer onwaarschijnlijk is dat als je werkt met een zelf beheerde archief dat u enige vorm van technologische oplossing zal hebben plaats voor een van de registers ingeslagen weg. Doorgaans kunt u het meest zal hopen op een hand geschreven vermelding of misschien een spreadsheet. Dit verhoogt sterk het risico van records worden misplaatst. Het ontbreken van een tracking systeem robuust en audit trail betekent dat u een bedrag van ca. 90 pond per record - opnieuw tot de tijd van de arbeid en gemaakte kosten op zich kan nemen. Voeg op de top van dit weer de alternatieve kosten en opslaan van bestanden in een zelf beheerde omgeving kan erg duur geworden - als je kijkt naar de werkelijke kosten te doen.

Verhuizen naar een professionele offsite records management service niet alleen garant voor de prijs die u betaalt voor elke vorm van toegang, maar door gebruik een professionele service uw bedrijf en uw zakelijke bescheiden zal enorm profiteren doordat ze geplaatst in een omgeving waar de technologie in dienst is bij elke gelegenheid. Robuuste barcode tracking software is een vereiste voor alle professionele records management bedrijven en de tewerkstelling van dergelijke software maakt het allemaal maar gek bewijs als het gaat om het bijhouden van bestanden van A-naar-B. Met geautomatiseerde audit trails; draadloze barcode-tracking apparatuur; massale inventaris mogelijkheden uw records zijn in zeer goede handen.